E-mail volgens HNW

De afgelopen dagen heb je kunnen lezen dat de grote hoeveelheid en vooral irrelevante e-mail stress veroorzaakt op de werkvloer. http://bit.ly/aYm1T7

In het kader van HNW wil ik je twee tips geven die mij jaren geleden hebben gered van de situatie zoals boven geschetst. Ik geloof hierin. Ik geloof hierin omdat ook deze houding aangeeft dat wij in een andere era zijn  gekomen waarin iedereen zijn of haar verantwoording moet nemen.

Het is erg makkelijk van de collega’s of cliënten om iedereen die zij maar tegenkomen in hun adresboek in de (b)cc te stampen, over de schutting te gooien en vervolgens denken dat zij hebben gedaan wat zij moesten doen. En als er ooit iets van terugkomt, dan kunnen ze zeggen dat zij het destijds gemaild hebben en dat iedereen ervan wist.

Om je hiertegen te wapenen moet je een andere houding aannemen om geen slachtoffer te worden van je vergaande verantwoordelijkheid. Het geeft anderen geen ruimte of gelegenheid om er misbruik van te maken. Het is ook een houding die je moet durven. Maar een echte leider steekt zijn of haar nek uit.  Lees hier hoe ik succesvol ermee ben omgegaan.

In mijn corporate tijd kreeg ik dagelijks 100+ e-mails. Als ik daar

doorheen moest gaan, dan had ik er een dagtaak aan. Naast mijn

dagtaak van mijn baan met de daaraan verbonden doelstellingen. Ik

kon twee dingen doen: mijn e-mail beheren zoals het van mij werd

verwacht, of mijn baan uitvoeren zoals het van mij werd verwacht.

Toch moest ik aan beide dingen (dagtaken) tegelijkertijd voldoen,

die elkaar niet volledig aanvulden en elkaars uitvoering onmogelijk

maakten. Maar ik moest ze beide doen. Terwijl het logischerwijs

onmogelijk is. Dus moest ik een keuze maken.

Mijn keuze was dan ook heel simpel: beide beheerde ik precies

zoals het níet van mij werd verwacht. Gevolg? Zeeën van tijd en

buitengewone prestaties geleverd.

Beheer je inbox op een nieuwe wijze. (HNW) Hiervoor hoef je je maar aan twee regels te houden.

Eerste regel: alle berichten die je ontvangt en die niet persoonlijk

aan jou zijn geadresseerd, wis je meteen. Deze berichten zijn dus

bij je gekomen via een ongevraagde forward e-mail of via een

(b)c.c. Wanneer een afzender niet de moeite neemt om jou

persoonlijk een bericht te zenden, waarom zou jij de moeite nemen

om het te lezen? Natuurlijk, voor de zender is makkelijker. Maar

dat betekent toch niet dat jíj zijn / haar gemakzucht moet compenseren?

Tweede regel:alle berichten die je direct van de afzender ontvangt

zonder een duidelijke opdracht, neem jij voor kennisgeving aan en

je gaat verder met je werk. Dus geen opdracht / verzoek = "geen actie".

Ik hield er dagelijks hooguit 5 gekwalificeerde e-mails aan over. En

zeeën van tijd.